孟雪青 （中国人民银行郑州培训学院，河南 郑州 450000）
摘 要：伴随着信息化进程的深入，高校会计档案管理的形式和内容均呈现出重大变化，现有档案管理办法难以满足管理需 求。基于此，本文在对高校会计档案管理存在的普遍问题进行简单介绍的基础上，分析了信息化背景下高校会计档案管理工作的 转型，并提出了完善高校会计档案管理工作的相关建议和对策，希望能够为相关人士提供借鉴和参考。
关键词：信息化；会计档案；档案管理
会计档案管理工作的有效性是高校财务管理和审计工作 质量的折射。近几年，随着高校办学规模的扩大，会计档案的 形式日渐丰富，数量激增，这也对会计档案管理工作提出了较 大挑战。因此，基于信息化背景下，探索高校会计档案的管理 办法，具有十分重要的现实意义。
一、高校会计档案管理的问题所在 近几年，在信息技术的推动下，会计工作方式也发生了一 系列变革，会计档案的形式内容更为丰富，这也对会计档案管 理改革提出新的要求。高校会计档案的使用频率较高且数量 巨大，在管理会计档案的过程中，不仅应对现有资源进行充分 利用，还需确保档案信息的完整性，但由于部分高校并未予以 会计档案管理工作充分的重视，未结合自身特点制定科学的档 案管理办法，加之缺乏相应档案管理制度的约束，使得档案管 理质量不尽如人意。据调查，高校在会计档案管理过程中普遍 存在保管方法不科学。档案信息不完整以及档案移交不及时 等问题。与此同时，现阶段，会计档案管理工作立足于纸质会 计资料进行，伴随着高校财务核算规模的扩大，纸质会计档案 的数量逐年增长，对档案储存和保管提出了较大挑战。尽管能 够借助于财务软件将这部分档案信息生成电子档案，但真实性 和安全性仍有待查证。此外，高校会计档案不仅要定期留档备 查，在对会计档案进行审计的过程中也需要大量的人力物力消 耗，而会计档案管理人员数量不足，无法确保档案的安全性和 完整性。
二、信息化背景下高校会计档案管理的转型 近几年，各大高校纷纷认识到会计档案管理的重要性，将 其作为适应信息化发展需求的产物，将其作为学校创新发展的 重要支撑，予以其充分的人力物力和财力支持，对会计档案管 理效率的提升起到了重要帮助。在高校以往的会计档案管理 过程中，通常致力于会计档案的完整性。由于管理手段落后， 限制了会计档案信息的利用，导致了会计档案价值的浪费。基 于信息化背景下，高校应重视对会计档案进行深度挖掘，在保 障档案信息完整的同时，加强对会计档案的挖掘和利用，适当 约束会计档案信息的查阅权限，并做好会计档案信息公开工 作，并将其作为会计档案信息管理的未来发展趋势。
三、完善高校会计档案管理的对策
（一）做好会计档案分类工作 依据会计档案的价值对其进行科学分类和归档是会计档 案管理工作的基础和前提。针对符合《会计档案管理办法》的 档案，若判定其不具备保存价值，可以通过拍照和扫描的形式 以电子档案的形式对其进行存储，无须打印纸质档案，构建电 子档案数据库。原因是纸质档案的工作量巨大，且容易丢失， 结合档案价值，将其以电子档案的形式存储，不仅能够分散工 作强度，还有助于解决纸质档案存储难的问题。
（二）优化会计档案管理制度 在会计档案信息化管理过程中，应针对电子档案制定相应 的制度规范，明确电子档案的管理流程，规范纸质会计档案的
归档和调阅程序。同时，应重点规范电子档案查阅和保密等环 节，防止电子档案信息被盗取，并降低因人为因素导致的档案 受损现象。同时，应建立健全会计档案管理制度，对档案管理 人员的权利和责任进行明确划分，严格控制会计档案的移交期 限、范围以及相关流程。此外，还要完善会计档案管理考核制 度，制定可量化的考核标准，以此来约束档案管理人员行为，形 成会计档案管理规范性的保障［1］。
（三）设立专门的会计档案管理岗位 随着信息化手段在高校财务管理工作中的施行，会计档案 管理工作的重心也有所转移，档案管理人员不仅应做好档案封 存留档工作，还需挖掘和录用档案信息。因此，高校应选配专 门人员负责会计档案的管理工作，向其详细介绍和阐释会计档 案管理的相关要求，不仅要负责纸质档案的管理，还需要做好 电子档案数据处理工作。与此同时，以往高校档案管理人员多 为退休返聘人员，管理手段较为落后。基于信息化背景下，高 校应引进具备一定财务知识基础和档案管理知识的复合型档 案管理人员，促进会计档案管理水平的提升。此外，高校还需 加强对会计档案管理人员的培训，引导其树立职业道德，夯实 其基本素质［2］。
（四）引入信息化会计档案管理系统 基于信息化背景下，高校应借助于新型信息化工具，对会 计原始凭证进行信息化处理，降低纸质档案的数量，立足于用 户的具体需求，对档案的查阅缺陷以及审批程序做出具体规 定，提升档案的利用效率，形成档案完整性的保障。构建信息 化管理平台，经发票报销产生的原始凭证以及财务核算报表归 档到会计档案管理系统，构建票据验证以及合同管理板块，并 建立与报销系统的有机连接，防止发生重复报销现象。此外， 还应重视对会计档案数据进行深度利用，为高校各类经济活动 提供发展决策［3］。
四、结语 高校应立足于自身发展实际，革新会计管理理念，建立健 全会计档案管理制度，形成会计档案管理工作顺利进行的依 据。与此同时，重视将信息化软件作为载体，推进会计档案信 息化管理建设，设立专门的档案管理岗位，并制定岗位细则，提 升档案管理人员的信息化能力，促使高校档案管理工作质量更 上一层楼。
参考文献 ［1］彭玫.高等学校会计档案管理研究——以G大学为例［J］ . 行政事业资产与财务,2019（16） . ［2］周爱兰.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设［J］ .智 库时代,2018（49） . ［3］艾桂芳.新时期高校会计档案管理存在问题及策略研究 ［J］ .经贸实践,2018（17） . 作者简介：孟雪青（1963-），女，河南许昌人，副教授，现在 中国人民银行郑州培训学院工作。